Satura rādītājs
„Google vėl pakėlė kainą.” Tai vienas dažniausių nusiskundimų visoje Workspace bendruomenėje, ir po jo paprastai kyla klausimas: ar apskritai verta likti?
Galbūt ir ne. Bet prieš spausdami „atšaukti” žinokite tris dalykus, kuriuos žmonės sužino per vėlai. Ir vieną, kurį verta prisiminti visada: paslaugos atšaukimas nepakeičia migracijos.
1. Metiniai įsipareigojimai nesibaigia su atšaukimu
Jei naudojate metinių įsipareigojimų planą (Annual arba Fixed-Term), atšaukimas prieš terminą nereiškia, kad nustojate mokėti. Tai ne bauda, o likusi sutartinių įsipareigojimų suma: įsipareigojote metams, todėl sąskaitos už likusius mėnesius išrašomos iki termino pabaigos. Esame matę įmonių, kurios gavo sąskaitą beveik tūkstančiui eurų ir manė, kad tai klaida. Tai nebuvo klaida.
Jei naudojate Flexible planą, mokate kas mėnesį ir galite išeiti bet kuriuo metu. Prieš planuodami bet ką kita, patikrinkite, kurį planą turite: Administratoriaus pultas (Admin console), Billing, Subscriptions. Ten matoma ir atnaujinimo data. Metiniame plane licencijų skaičių galima sumažinti tik atnaujinimo momentu, todėl, jei jau žinote, kad išeinate, išjunkite automatinį atnaujinimą arba pakeiskite planą į Flexible iki šios datos, o ne po jos.
Jei licencijas perkate per Google partnerį (perpardavėją), sutartį turite su partneriu, o ne su Google, ir galioja toje sutartyje įrašyti terminai. Klauskite tiesiai: „iki kurios datos moku, jei atšaukiu šiandien?”
2. Duomenys dingsta. Greičiau, nei manote.
Prenumeratos atšaukimas, naudotojo ištrynimas ir visos organizacijos paskyros ištrynimas yra trys skirtingi veiksmai, ir kiekvienas iš jų baigiasi duomenų ištrynimu. Nesitikėkite jokio nerašyto „atkūrimo laikotarpio” ar mygtuko „ačiū, kad grįžote”. Laikykite, kad viskas, ko neeksportavote ir nepatikrinote prieš atšaukimą, yra prarasta.
Todėl prieš atšaukdami eksportuokite viską ir patikrinkite eksportą. Vienam naudotojui tinka Google Takeout; visai organizacijai Administratoriaus pulte yra įrankis Data Export, kuris vienu kartu eksportuoja paštą, Drive (taip pat bendrinamus diskus), kalendorius ir kontaktus. Dideliems kiekiams tai užtrunka dienas, o paruoštą archyvą atsisiųsti galima tik ribotą laiką, todėl nuo to pradėkite, o ne tuo baikite.
Patikra privaloma: atidarykite kelias eksportuotas pašto dėžutes ir failus, o ne tik pažiūrėkite į archyvo dydį. Tuščias arba dalinis eksportas paprastai paaiškėja tada, kai jau būna per vėlu.
Dar vienas dalykas, kuris dažnai pamirštamas: darbuotojai su Google paskyra jungiasi ir prie kitų įrankių („Sign in with Google”, SSO į apskaitos, CRM ar projektų valdymo sistemą). Kai paskyros dingsta, dingsta ir ši prieiga. Prieš atšaukdami sudarykite šių programų sąrašą ir kiekvienai nustatykite kitą prisijungimo būdą. Jei pačias paskyras norite išlaikyti vien prisijungimui, apsvarstykite Cloud Identity, bet ir tai turi būti sąmoningas sprendimas, o ne šalutinis efektas.
3. Domenas ir el. paštas
Jei domeną kadaise pirkote per Google, jis dabar yra pas kitą registratorių. Įsitikinkite, kad turite veikiančius prisijungimo duomenis prie registratoriaus ir DNS valdymo paskyrų, o ne tik buvusio administratoriaus vardą. Ir atminkite: tą akimirką, kai Workspace baigiasi, el. paštas į jūsų domeną nustoja veikti, jei MX įrašai vis dar rodo į Google.
Todėl seka tokia: sukonfigūruota nauja pašto paslauga, perjungti MX įrašai, išsiųstas ir gautas testinis laiškas iš išorinio adresato, ir tik tada atšaukiamas Workspace. Ne atvirkščiai.
Bet galbūt problema ne Google
Prieš persikeldami patikrinkite, ar mokate už tai, ką naudojate:
- Buvę darbuotojai. Beveik kiekvienoje aplinkoje, kurią auditavome, yra aktyvių licencijų žmonėms, kurie išėjo prieš metus. Paskyrą galima archyvuoti arba perduoti duomenis ir paskyrą ištrinti; abu variantai pigesni nei visa licencija.
- Netinkamas planas. Daugelis moka už Business Standard, nors naudoja tik paštą ir Drive. Business Starter yra gerokai pigesnis, bet prieš pereidami patikrinkite kvotas: Starter suteikia 30 GB saugyklos vienam naudotojui, o ne 2 TB bendrame fonde, ir jame nėra Meet įrašymo. Jei to jums pakanka, perėjimas yra grynas sutaupymas. Planų palyginimas yra puslapyje Licencijos ir kainos.
- Priemoka už saugyklą. Dažnai užtenka išvalyti senus vaizdo įrašus ir atsargines kopijas, o ne pirkti papildomą saugyklą; praktinė veiksmų seka aprašyta saugyklos straipsnyje.
Vien šie trys žingsniai paprastai juntamai sumažina sąskaitą, ir tai gerokai mažiau skausminga nei migracija.
Jei tikrai išeinate
Logiška kryptis daugeliu atvejų yra Microsoft 365. Sąžiningas palyginimas pateiktas mūsų straipsnyje Google Workspace ar Microsoft 365, ir taip, ten yra ir priežastys, kodėl Microsoft gali būti teisingas pasirinkimas.
Google One kaip „pigesnė alternatyva” įmonei paprastai netinka: tai asmeninis produktas, be Administratoriaus pulto ir be el. pašto jūsų domene. Google One pagalba egzistuoja, bet tai pagalba vartotojams, o ne domeno administravimas.
Ar verta pasikalbėti?
Esame Google partneris, ir vis dėlto pirmas dalykas, kurį paprastai sakome, yra „patikrinkime, už ką mokate”. Jei po to atsisakymas vis dar yra teisingas pasirinkimas, taip ir pasakysime.
Mokate už netinkamą planą ar paskyras, kurių niekas nenaudoja? Palyginame naudotojus, saugyklą ir sutarties terminus ir rekomenduojame pakeitimus bei jų laiką. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
