Google Workspace ne pelno organizacijoms: kaip ištrūkti iš verifikacijos kilpos

Google Workspace ne pelno organizacijoms yra nemokamas. Google nurodo, kad paraiškos peržiūra paprastai užtrunka 2-14 darbo dienų. Praktikoje organizacijos neretai savaitėmis sukasi ratu: verifikacija nepavyksta, būsena nesikeičia, o pagalbos tarnybos atsakymas – nuoroda į tą patį puslapį, kuris jau perskaitytas.

Kur procesas dažniausiai užstringa

Didžioji dalis užstrigimų kyla dėl vienos iš keturių priežasčių.

1. Organizacija neatitinka arba dokumentai nesutampa

Google tinkamumo gairėse Lietuvai minimos asociacijos, labdaros ir paramos fondai, viešosios įstaigos ir religinės bendruomenės, atitinkančios bendrąsias programos sąlygas. Paramos gavėjo statusas nėra vienintelis kelias, todėl neatmeskite idėjos vien dėl to, kad tokio statuso neturite. Prieš pradėdami rinkti dokumentus, patikrinkite aktualius kriterijus Google tinkamumo puslapyje. Programoje negali dalyvauti valstybės ir savivaldybių institucijos, švietimo įstaigos ir sveikatos priežiūros įstaigos.

Dvi dažnos klaidos dokumentuose: juridinis pavadinimas paraiškoje raidė į raidę nesutampa su Juridinių asmenų registro įrašu arba paraišką teikiantis asmuo negali įrodyti savo ryšio su organizacija. Verifikacijos partneris paprašys abiejų dalykų: registracijos duomenų ir patvirtinimo, kad pareiškėjas atstovauja organizacijai.

2. Verifikacija pas Goodstack neužbaigta

Google pati ne pelno statuso netikrina – tai daro dabartinis verifikacijos partneris Goodstack. Ši patikra yra Google for Nonprofits paskyros užklausos dalis, ir tik po jos patvirtinimo galima aktyvuoti Google Workspace ir kitus programos produktus. Jei patikra neužbaigta, Workspace aktyvavimas tiesiog niekur nejuda, dažnai be aiškaus paaiškinimo. Jei paraiška atmetama, pirmiausia Google for Nonprofits paskyroje išsiaiškinkite konkrečią priežastį ir ją ištaisykite, o ne teikite identišką paraišką dar kartą.

3. Domeno nuosavybė neįrodyta

Google reikalauja įrodyti, kad domenas priklauso jums, paprastai pridedant TXT įrašą į DNS. Dvi tipinės klaidos: įrašas pridedamas ne toje vietoje (pavyzdžiui, pas domeno registratorių, nors DNS realiai aptarnauja kitas paslaugų teikėjas) arba tikimasi momentinio rezultato. DNS pakeitimai gali plisti iki 72 valandų, o pakartotinis verifikacijos prašymas proceso nepagreitina.

4. Organizacija neturi svetainės

Verifikacijai paprastai padeda viešai prieinama svetainė su jūsų domenu, kurioje matomas organizacijos pavadinimas, veiklos tikslas ir kontaktinė informacija. Jei svetainės nėra, dažnai pakanka paprastos vieno puslapio svetainės, bet tai ne garantija: verifikacijos partneris gali paprašyti papildomų dokumentų. Svetainė turi būti pasiekiama internete dar prieš pateikiant paraišką.

Praktinė seka, kuri veikia

1. Patikrinkite Google nurodytus Lietuvos tinkamumo kriterijus ir paruoškite registracijos dokumentus su tiksliu juridiniu pavadinimu.
2. Užregistruokite domeną organizacijos vardu (o ne kurio nors darbuotojo privačioje paskyroje) ir paskelbkite paprastą svetainę su šiuo domenu.
3. Pateikite Google for Nonprofits paskyros užklausą. Goodstack verifikacija vyksta kaip šios užklausos dalis; sulaukite patvirtinimo.
4. Užregistruokite Google Workspace paskyrą su organizacijos domenu ir verifikuokite domeną TXT įrašu. Jei Workspace paskyra jau yra, šį žingsnį praleiskite.
5. Google for Nonprofits paskyroje aktyvuokite Google Workspace for Nonprofits, nurodydami verifikuotą domeną.

Seka svarbi. Didžioji dalis „verifikacijos kilpų” atsiranda todėl, kad žingsniai atliekami lygiagrečiai arba ne ta tvarka: Workspace bandoma aktyvuoti, kol organizacija dar nepatvirtinta arba domenas dar neverifikuotas.

Trys dalykai, kuriuos verta žinoti

• Nemokamas leidimas nėra neribotas. Google Workspace for Nonprofits skirtas organizacijoms, turinčioms ne daugiau kaip 2000 naudotojų. Didesnėms organizacijoms, taip pat toms, kurioms reikia mokamų leidimų funkcijų (didesnė saugykla, Vault, papildomos saugumo kontrolės priemonės), Google siūlo mokamus leidimus su reikšminga nuolaida ne pelno organizacijoms.
• Esama mokama Workspace paskyra nėra kliūtis. Jei organizacija jau moka už Workspace, po Google for Nonprofits patvirtinimo tą pačią paskyrą galima perkelti į ne pelno leidimą, o ne kurti naują. Jei prenumeratą valdo Google partneris (perpardavėjas), prieš tai išsiaiškinkite su juo perkėlimo tvarką.
• Nekurkite naujos paskyros, jei procesas užstringa. Antra paskyra tam pačiam domenui sukuria konfliktą, kurį vėliau išspręsti sunkiau nei pradinę problemą. Tas pats galioja antram domenui: ne pelno leidime papildomo domeno pridėjimas nemokamas, o kaip rinktis tarp alias ir antrinio domeno, žr. atskirame straipsnyje.

Susijusios paslaugos: po patvirtinimo eina Google Workspace diegimas, naudotojų struktūra, bendrinami diskai ir saugumo politikos. Apie planus ir kainas žr. licencijos ir kainos.

Kada verta pasitelkti partnerį

Pačios licencijos ne pelno organizacijai nemokamos, o paraišką gali pateikti tik pati organizacija. Partneris negali to padaryti už jus, bet gali prieš pateikimą patikrinti tinkamumą ir dokumentus, sutvarkyti domeną ir DNS, o po patvirtinimo sukonfigūruoti aplinką: naudotojų struktūrą, bendrinamus diskus ir saugumo nustatymus. Tai mokamas diegimo darbas, kurio nereikėtų painioti su pačiomis licencijomis. FreeIT yra Google Cloud partneris Baltijos šalyse nuo 2012 metų ir su ne pelno organizacijomis šį kelią yra nuėjusi daug kartų.

Susiję straipsniai: Galvojate atsisakyti Google Workspace? · Kaip gauti Google Workspace pagalbą

Vadovaujate ne pelno organizacijai ir norite Workspace sukonfigūruoti teisingai? Patikriname tinkamumą, padedame parengti paraišką ir po patvirtinimo sukonfigūruojame aplinką. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.

Aptarti ne pelno organizacijos konfigūravimą