Satura rādītājs
Kiekviena įmonė turi info@. Ir beveik kiekvienoje įmonėje šis adresas veikia prastai: arba niekas neatsako, nes mano, kad atsakys kas nors kitas, arba atsako du žmonės vienu metu, ir klientas gauna du skirtingus atsakymus.
Google Workspace tai sprendžia dviem skirtingais būdais: Google grupe arba deleguota Gmail pašto dėžute. Administratoriaus pulte (Admin console) matomas trečias kelias, „bendrinama pašto dėžutė”, iš tikrųjų yra antrojo varianto administratoriaus versija. Pasirinkimas svarbesnis, nei atrodo, nes tik viename iš variantų matyti, kas su laišku jau dirba.
1. Google grupė (nemokama, ir dažnai pakanka)
Sukurkite grupę info@jusudomenas.lt ir grupės nustatymuose įjunkite Collaborative Inbox (bendradarbiavimo pašto dėžutę). Laiškai patenka į grupę, komandos nariai gali juos priskirti sau ar kolegai, pažymėti kaip išspręstus ir matyti, kas su kuo dirba. Pokalbių priskyrimas – būtent šio varianto ypatybė; deleguotoje pašto dėžutėje jo nėra. Google aprašymas: Make a group a Collaborative Inbox.
Trys nustatymai, be kurių grupė kaip info@ neveikia:
- Kas gali rašyti grupei: reikia leisti „Anyone on the web”, kitaip klientų laiškai iš išorės atmetami.
- Pokalbių istorija: turi būti įjungta, kitaip laiškai tik persiunčiami nariams ir grupėje nieko nelieka.
- Kas mato pokalbius: apribokite iki grupės narių, kad klientų susirašinėjimas nebūtų matomas visam domenui.
Kad galėtų atsakyti iš info@, o ne savo vardu, kiekvienas narys savo Gmail nustatymuose prideda grupės adresą skiltyje „Send mail as”; Workspace naudotojams grupės adresui papildomo patvirtinimo paprastai nereikia.
- Privalumas: nekainuoja nieko. Grupė nėra naudotojas, todėl licencijos nereikia. Ir tai vienintelis iš dviejų variantų, kuriame matyti, kas atsako.
- Trūkumas: darbas su priskyrimu vyksta Google Groups svetainėje, o ne Gmail, ir komandai teks perprasti šią atskirą sąsają.
Tinka komandoms, kurios gauna kelis laiškus per dieną ir kurioms svarbu matyti, kas ką jau pasiėmė.
2. Deleguota pašto dėžutė (geriausia kasdienė patirtis)
Sukurkite paprastą naudotoją info@ ir deleguokite prieigą darbuotojams: pašto dėžutės Gmail nustatymuose, skiltyje Accounts, „Grant access to your account”. Darbuotojai pašto dėžutę atidaro žiniatinklio Gmail viršutiniame dešiniajame kampe spustelėję savo profilio nuotrauką ir paskyrų meniu pasirinkę deleguotą paskyrą; ji atsidaro atskirame skirtuke. Atsakymai išsiunčiami iš info@ adreso, o gavėjas mato, kuris darbuotojas juos išsiuntė.
- Privalumas: tai tikras Gmail, su filtrais, paieška, žymomis ir apsauga nuo šlamšto. Žmonės juo naudojasi be mokymų.
- Trūkumas: kainuoja vieną licenciją. Delegavimas nerodo, kas jau atsako, todėl dvigubas atsakymas vis dar įmanomas. Gmail mobiliojoje programėlėje prieiga prie deleguotų paskyrų diegiama palaipsniui ir dar pasiekiama ne visiems; telefone planuokite naudoti žiniatinklio Gmail.
Tinka daugumai mažų ir vidutinių įmonių. Viena licencija – nedidelė kaina už tai, kad sistema naudotųsi visi.
3. Administratoriaus pulto „bendrinama pašto dėžutė”: ta pati deleguota paskyra
Administratoriaus pulte Google pridėjo darbo eigą Create a shared inbox: administratorius vienu žingsniu sukuria naudotoją ir suteikia darbuotojams deleguotą prieigą. Rezultatas yra ta pati deleguota pašto dėžutė, aprašyta antrajame variante, tik nustatyta centralizuotai, o ne iš pačios pašto dėžutės. Užduočių priskyrimo ten nėra – jis tebėra tik Google grupėse. Google aprašymas: Create a shared inbox.
Dvi pastabos. Pirma, darbo eiga prieinama Business Starter, Standard ir Plus planuose ir diegiama palaipsniui; jei Administratoriaus pulte jos nematote, sukurkite naudotoją ir delegavimą rankiniu būdu, rezultatas tas pats. Antra, ji sunaudoja licenciją kaip ir bet kuris naudotojas; prieš kurdami patikrinkite, ar prenumeratoje yra laisva licencija, kitaip mokestis atsiras kitoje sąskaitoje.
Kada Gmail nebepakanka
Šios ribos Google nedokumentuoja; tai mūsų orientacinis slenkstis. Jei komanda apdoroja apie 40 ir daugiau klientų laiškų per dieną arba jei reikia atsakingo asmens kiekvienam laiškui, atsakymo termino ir ataskaitos apie tai, kiek ilgai klientai laukia, jokia Gmail konfigūracija to gerai neišspręs. Tada reikia tikros pagalbos sistemos (helpdesk) su užklausomis, terminais ir istorija. Gmail yra el. pašto klientas, o ne CRM, ir bandymas paversti jį CRM paprastai baigiasi filtrų ir žymų chaosu.
Ką reikia padaryti bet kuriuo atveju
- Vienas bendras atsakymo adresas. Jei darbuotojas atsako iš savo asmeninės paskyros, pokalbis dingsta iš komandos akiračio.
- SPF, DKIM ir DMARC. Bendrinamo adreso laiškai ypač dažnai patenka į šlamštą, jei autentifikavimas nesutvarkytas iki galo. Žiūrėkite el. pašto autentifikavimo straipsnį.
- Bendras parašas. Su įmonės pavadinimu ir telefonu, o ne žmogaus, kuris čia nebedirba, vardu.
- Prieigos peržiūra. Kai darbuotojas išeina, pašalinkite jį iš grupės arba atšaukite delegavimą tą pačią dieną; deleguota prieiga pati nedingsta.
Jei bendrinama pašto dėžutė yra tik vienas iš klausimų, jos priežiūra įeina į mūsų valdomas IT paslaugas.
Norite, kad info@ būtų tvarkomas kaip reikiant? Padedame pasirinkti tarp grupės, deleguotos pašto dėžutės ir pagalbos tarnybos įrankio, nustatome prieigas bei siuntimą ir patikriname kartu su komanda. Registruokitės nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
