Satura rādītājs
„Paskambink, susitarsim dėl laiko.” Toliau – keturi el. laiškai ir du perkelti pokalbiai. Šią problemą Google Workspace išsprendžia be papildomo mokesčio – rezervacijų puslapiais (appointment schedules), kurie įtraukti į Google kalendorių. Vieną rezervacijų puslapį galima sukurti ir su Business Starter bei asmenine Google paskyra; keli puslapiai, bendraorganizatoriai, kelių kalendorių tikrinimas, automatiniai el. pašto priminimai ir rezervuojančiojo el. pašto patikra yra papildomos funkcijos mokamuose planuose. Mūsų patirtimi, jomis naudojamasi retai, daugiausia todėl, kad niekas nežino, jog jos apskritai yra.
Kaip įjungti
- Atsidarykite Google Calendar, spauskite Create ir pasirinkite Appointment schedule.
- Nurodykite laisvus laikus, susitikimo trukmę ir buferinį laiką (pertrauką) tarp jų.
- Įjunkite Meet nuorodą, jei susitikimas nuotolinis.
- Nukopijuokite puslapio nuorodą ir įdėkite ją į el. pašto parašą ir svetainę.
Klientas mato tik laisvus laikus. Jei į tikrinamą kalendorių patenka kitas įvykis, laikas dingsta iš pasiūlos. Dvigubų rezervacijų nebelieka – bet tik tada, kai pasiekiamumo nustatymai teisingi. Apie tai – kitame skyriuje.
Prieš skelbdami nuorodą: penki nustatymai
- Tikrinami kalendoriai. Puslapis užimtumą tikrina tik tuose kalendoriuose, kuriuos nurodote skiltyje Calendars checked for availability. Jei darbo susitikimai yra kitame arba bendraorganizatoriaus kalendoriuje, juos reikia pridėti atskirai, kitaip puslapis pasiūlys laiką, kuriuo jau esate užimtas.
- Buferinis laikas ir minimalus registracijos terminas. Nustatykite pertrauką tarp susitikimų ir tai, likus kiek laiko iki pradžios dar galima užsiregistruoti, kad negautumėte rezervacijos likus penkioms minutėms iki susitikimo.
- Laiko juosta. Puslapis laikus rodo rezervuojančiojo naršyklės laiko juosta. Savo pasiekiamumą nustatykite savo laiko juosta ir patikrinkite puslapį iš kito regiono, jei klientai yra už Lietuvos ribų.
- Atšaukimas ir perkėlimas. Patvirtinimo el. laiške klientas gauna nuorodą, kuria susitikimą galima perkelti arba atšaukti; nuspręskite ir puslapio aprašyme įrašykite, iki kada tai leidžiama.
- Rezervuojančiojo el. pašto patikra. Mokamuose planuose su papildomomis funkcijomis galima reikalauti, kad rezervuojantysis patvirtintų el. pašto adresą; tai apriboja fiktyvias registracijas viešame puslapyje.
Ar reikia Calendly?
| Calendar rezervacijų puslapis | Calendly ir kt. | |
|---|---|---|
| Kaina | Įtraukta į Google paskyrą; papildomos funkcijos mokamuose planuose | Nemokami ir mokami planai; pasitikrinkite aktualų pasiūlymą |
| Sinchronizavimas | Tas pats kalendorius, nėra ko sinchronizuoti | Dar viena integracija, kuri gali nustoti veikti |
| Komandos planavimas | Bendraorganizatoriai ir kelių kalendorių tikrinimas | Platesnės (round-robin ir kt.) |
| Duomenys | Lieka jūsų Workspace aplinkoje | Pas dar vieną paslaugų teikėją su atskira prieiga prie jūsų kalendoriaus |
Atvirai: jei reikia sudėtingos komandos rotacijos, Calendly pajėgesnis. Daugumai mažų įmonių, kurias matome, integruotas puslapis atlieka tą patį – be papildomo mokesčio už šią funkciją ir be naujos integracijos.
„Rezervuodamas nematau kolegų kalendorių”
Antras dažniausias klausimas. Jei kuriant įvykį ar rezervaciją kolegų užimtumas nematomas, beveik visada kalti kalendoriaus bendrinimo nustatymai:
- Administratoriaus pulte (Admin console): Apps → Google Workspace → Calendar → Sharing settings, bendrinimas organizacijos viduje turi būti bent „See only free/busy”. Tai numatytasis nustatymas naujiems kalendoriams, kurį kiekvienas naudotojas gali pats išplėsti arba susiaurinti.
- Kiekvienam naudotojui: kalendoriaus nustatymuose, skiltyje Share with people in your organization, bendrinimas turi būti įjungtas. Jei kolega jį išjungė, administratoriaus numatytasis nustatymas nepadės.
- Jei kolega kalendorių bendrina tik „free/busy”, matysite užimtumą, bet ne įvykių pavadinimus. Tai nustatymas, o ne klaida.
- Rezervacijų puslapiui su bendraorganizatoriais: bendraorganizatoriaus pridėjimas dar nereiškia, kad puslapis tikrina jo kalendorių. Jį reikia atskirai pridėti į tikrinamų kalendorių sąrašą.
Šie nustatymai yra tinkamo Google Workspace diegimo dalis, kaip ir bendrinami diskai bei saugumo politikos.
Vienas praktinis patarimas
Sukurkite rezervacijų puslapį ir vidaus reikmėms, pavyzdžiui, „IT klausimų pusvalandis”. Kolegos užsiregistruoja patys, o „ar turi minutę?” pertraukimų dienos viduryje pastebimai sumažėja.
Norite, kad registracijos puslapiai tiesiog veiktų? Nustatome pasiekiamumą, bendraorganizatorius ir kalendorių bendrinimą, testuojame laiko juostas bei atšaukimą ir apmokome atsakingus asmenis. Registruokitės nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
