Satura rādītājs
Vieną dieną Drive praneša, kad vieta baigėsi, arba Gmail nustoja priimti naujus laiškus. Paprastai tai nutinka pačiu netinkamiausiu metu. Gera žinia: didžiąją dalį vietos paprastai galima atlaisvinti nemokamai, o pirkti daugiau prasminga tik viską sutvarkius. Pastaba: jei Gmail atmeta tik priedą, priežastis dažniau yra priedo dydis (Gmail riba – 25 MB), o ne saugykla.
Kaip veikia saugykla
Google Workspace saugykla yra bendra visai įmonei (pooled): kiekviena licencija prideda savo dalį prie bendros apimties, kuria naudojasi visi kartu. Vietą užima Gmail, Drive (taip pat bendrinami diskai) ir Google Nuotraukos.
| Planas | Saugykla vienam naudotojui |
|---|---|
| Business Starter | 30 GB |
| Business Standard | 2 TB |
| Business Plus | 5 TB |
Pavyzdžiui, 10 žmonių įmonė su Standard planu iš viso turi 20 TB. Kainos ir planų skirtumai pateikti mūsų licencijų puslapyje.
Pranešimas apie pasibaigusią vietą gali reikšti tris skirtingas ribas, ir kiekviena sprendžiama kitaip:
- Bendra organizacijos kvota: visų licencijų suma. Ją keičia tik duomenų trynimas, licencijų skaičius arba planas.
- Naudotojo limitas: administratorius Administratoriaus pulte (Admin console) gali nustatyti, kokią bendros kvotos dalį gali naudoti vienas naudotojas. Jei vienam žmogui vieta baigėsi, bet įmonei jos apskritai pakanka, greičiausiai pasiektas šis limitas, ir jį galima pakoreguoti.
- Bendrinamo disko limitas: disko failai įskaičiuojami į bendrą kvotą, bet vienas diskas turi ir savo apribojimą: 500 000 elementų (failai, aplankai, nuorodos, įskaitant šiukšliadėžę).
Kur žiūrėti
Administratoriaus pulto skiltyje Storage matoma, kiek vietos užimta iš viso, pagal paslaugas, pagal naudotojus ir pagal bendrinamus diskus. Vaizdas paprastai toks pat kaip visur: pora žmonių su vaizdo failais užima pusę visos vietos.
Ką daryti ir kokia tvarka
Pagrindinis principas: duomenų pertvarkymas padeda juos valdyti, bet vietą atlaisvina tik trynimas arba perkėlimas už Google Workspace ribų. Failo perkėlimas iš My Drive į bendrinamą diską toje pačioje įmonėje užimtos vietos nekeičia.
- Raskite didžiausius naudotojus Storage ataskaitoje ir didžiausius failus: Drive skiltyje Storage failai surūšiuoti pagal dydį. Pagrindiniai kaltininkai paprastai yra vaizdo įrašai ir seni eksportai.
- Ištuštinkite šiukšliadėžę, bet pirmiausia pažiūrėkite, kas joje yra. Ištrinti failai Drive ir Gmail šiukšliadėžėje toliau užima vietą 30 dienų. Ištuštinti galima iš karto, tačiau po to failus gali atkurti tik administratorius ir tik ribotą laiką, todėl įsitikinkite, kad šiukšliadėžėje nėra nieko, ką įmonė privalo išsaugoti.
- Sutvarkykite išėjusių darbuotojų duomenis. Sustabdyta paskyra toliau užima ir vietą, ir licenciją. Reikalingus failus perkelkite į bendrinamą diską (tai vietos dar neatlaisvina), nereikalingus ištrinkite, o tada ištrinkite paskyrą: vietą atlaisvina būtent trynimas. Jei po to licenciją pašalinate, bendra kvota sumažėja šios licencijos dalimi, todėl licencijų skaičių peržiūrėkite kartu su saugykla. Visas procesas yra mūsų atjungimo kontroliniame sąraše.
- Peržiūrėkite bendrinamus diskus. Senuose projektuose, kurių seniai niekas neliečia, dažnai guli šimtai gigabaitų. Jei duomenys reikalingi tik „dėl visa ko”, eksportuokite juos į archyvą už Workspace ribų ir diską ištrinkite.
- Tik tada pirkite. Jei po sutvarkymo vietos tikrai trūksta, yra du keliai: aukštesnis planas arba atskirai perkama papildoma saugykla. Kuris pigesnis, priklauso nuo licencijų skaičiaus ir trūkstamos apimties: mažai įmonei su dideliu archyvu dažnai tinka papildoma saugykla, o įmonei, kuriai praverstų ir Standard ar Plus funkcijos, – plano keitimas. Padėsime apskaičiuoti pagal jūsų skaičius.
Vienas įspėjimas
Niekada nespręskite vietos trūkumo liepdami darbuotojams laikyti darbo failus asmeninėse paskyrose. Vietos atsiras, bet failai įmonei nebepriklausys. Jei saugyklos klausimas susijęs su išlaidomis apskritai, pravers ir straipsnis apie Workspace išlaidų mažinimą.
Padėsime sutvarkyti
Saugykla pilna ir neaišku, ką valyti, archyvuoti ar pirkti? Palyginame naudojimą su licencijomis ir pateikiame išlaidų variantus. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
