Satura rādītājs
Techniškai migracija iš Microsoft 365 į Google Workspace yra išspręsta užduotis. Google Administratoriaus pulto (Admin console) įrankis Data import (anksčiau Data Migration Service) perkelia Exchange Online paštą, kalendorius ir kontaktus, ir veikia gerai, jei paskyros ir leidimai paruošti iš anksto.
Vis dėlto projektai kartais pakrypsta ne ta linkme, ir priežastis beveik niekada nėra pats perkėlimo įrankis.
Kas persikelia lengvai
- El. paštas. Istorija, aplankai, priedai. Lėtai, bet stabiliai. Nepalaikomi Exchange elementai lieka šaltinyje, todėl pilotinio etapo metu palyginkite laiškų skaičių pagal aplankus.
- Kalendoriai. Įskaitant pasikartojančius įvykius ir dalyvius. Priedai ir bendrinimo teisės persikelia nevienodai – patikrinkite pilotinio etapo metu.
- Kontaktai. Asmeniniai kontaktai persikelia; bendrinamas adresų knygas reikia planuoti atskirai.
- Outlook taisyklės. Importuojamos kaip Gmail filtrai, bet su skirtumais: ne kiekviena Outlook sąlyga turi atitikmenį Gmail. Po importo filtrus reikia peržiūrėti.
Kas nepersikelia vienas prie vieno ir ką su tuo daryti
- Excel su makrokomandomis, Power Query ir sudėtingais modeliais. Šias Excel funkcijas prieš perėjimą reikia įvertinti atskirai – Sheets jų neatkurs. Sprendimas: palikite juos kaip Excel failus Drive aplinkoje ir išlaikykite kelias Microsoft licencijas finansų komandai. Tai ne pralaimėjimas, o protingas kompromisas, jei licencijų kaina ir failų savininkas yra aiškiai įvardyti.
- OneDrive ir SharePoint failai. Tai atskiras projektas, o ne Exchange importo dalis: Google Workspace Migrate arba Data import įrankis, priklausomai nuo šaltinio ir apimties. Office formatų failai Drive aplinkoje atsidaro, bet SharePoint teises ir nuorodas failuose po perkėlimo reikia patikrinti.
- Bendrinamos pašto dėžutės (shared mailboxes). Susiejamos su Gmail paskyra arba Google grupe; modelį pasirinkite prieš importą, žr. straipsnį apie bendrinamą pašto dėžutę.
- Programos, integruotos su Outlook. Specializuota verslo programinė įranga, kuri „siunčia iš Outlook”, gali nustoti veikti. Tai reikia patikrinti prieš migraciją, o ne po jos.
Planas vienoje lentelėje
| Duomenų šaltinis | Įrankis | Kas nepersikelia | Priėmimo testas |
|---|---|---|---|
| Exchange Online paštas | Data import (Administratoriaus pultas) | Nepalaikomi elementai, dalis taisyklių | Laiškų skaičius pagal aplankus sutampa |
| Kalendoriai, kontaktai | Data import | Dalis priedų ir bendrinimo teisių | Pasikartojantys įvykiai matomi Calendar |
| OneDrive, SharePoint | Google Workspace Migrate arba Data import | Makrokomandos, sudėtingos teisės, nuorodos failuose | Teisės atrinktuose failuose teisingos |
| Bendrinamos pašto dėžutės | Susiejimas su Gmail arba grupe | Specifiniai Outlook nustatymai | Testinis laiškas pasiekia visus |
| Integracijos | Gamintojo instrukcija | Outlook COM priedai | Siuntimas iš programos veikia |
Kur atsiranda prastova
Rizikingiausias momentas yra MX įrašų perjungimas. Jei jis paruoštas teisingai, prastova praktikoje trunka minutes, o ne dienas: paštas pradeda ateiti į Google pusę, kol senoji aplinka dar veikia, o baigiamoji sinchronizacija perkelia šaltinio aplinkoje likusius pakeitimus.
Jei jis paruoštas neteisingai, laiškai grįžta siuntėjui arba patenka į seną serverį, į kurį niekas nebežiūri. Todėl DNS pakeitimai nėra vieta improvizacijai. Prieš perjungimą turi būti paruošti SPF, DKIM ir DMARC įrašai – apie tai rašėme čia. Po perjungimo išsiųskite testinius laiškus abiem kryptimis: iš išorės į jūsų domeną ir iš Google paskyros į išorinį adresą.
Ko įrankis neišsprendžia: tapatybių susiejimo (kiekvienai pašto dėžutei turi būti paruošta Google paskyra su teisingu adresu), API kvotų dideliems kiekiams ir pašto programų perkonfigūravimo įrenginiuose.
Grįžimo planas ir senosios aplinkos išjungimas
Kol MX įrašai neperjungti, grįžti atgal paprasta: senoji aplinka veikia, Google pusėje yra kopija. Todėl MX perjunkite tik tada, kai pilotinė grupė Google aplinkoje padirbo kelias dienas ir priėmimo testai išlaikyti.
Microsoft 365 licencijų neatšaukite perjungimo dieną. Senoji aplinka lieka prieinama skaityti, kol įvykdomi trys kriterijai: baigiamoji sinchronizacija užbaigta ir patikrinta, mėnesio pabaigos procesai sėkmingai įvyko Google aplinkoje, finansų komandos Excel failai yra ten, kur turi būti.
Iliustracinis grafikas
Vien naudotojų skaičius termino nenulemia. Šie skaičiai grindžiami prielaida, kad pašto dėžutės tipinės, o integracijų ne daugiau kaip pora; dideli archyvai ir specializuota programinė įranga užtrunka ilgiau.
- 10-30 naudotojų: savaitė pasiruošimo darbų, perjungimas savaitgalį ir savaitė sustiprintos pagalbos po to.
- 30-150 naudotojų: iš viso dvi-trys savaitės, bangomis.
- 150+: pirmiausia pilotinė grupė, niekada visi vienu metu.
Pašto istorija keliasi fone ir gali tęstis dar kelias dienas po perjungimo. Tai normalu – žmonės jau dirba.
Sunkiausia dalis nėra techninė
Tai žmonės, kurie dešimt metų naudojo Outlook. Pirmą savaitę sulauksite klausimų, kad „viskas kitaip”, ir dauguma atvejų tai ne klaida, o įpročių keitimas.
Kas padeda: viena valanda mokymų prieš perjungimą, po vieną žmogų kiekviename skyriuje, kuris žino šiek tiek daugiau, ir aiški žinia vadovybei, kad pirmos dvi savaitės bus lėtesnės.
Kada pasitelkti partnerį
Jei turite mažiau nei 20 naudotojų, nėra Outlook integracijų ir niekas nenaudoja Excel makrokomandų, tai galite padaryti patys. Pradėkite nuo Google sąrašo, ką Exchange Online importas perkelia.
Jei žmonių daugiau, yra integracijų arba tiesiog nėra laiko klaidoms, mes tai darome reguliariai nuo 2012 metų.
Perkeliate paštą ir failus į Google Workspace? Įvertiname šaltinius, atliekame pilotinį perkėlimą, suderiname perėjimą ir po jo patikriname sutartus duomenis ir prieigas. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
