Satura rādītājs
Jei surinktume klausimus, kuriuos Google Workspace administratoriai užduoda viešuose forumuose, vienas pirmautų su didele persvara: kaip perkelti failus iš asmeninio „My Drive” į bendrinamą diską nieko nesugadinant. Ir maždaug trečdalis klausiančiųjų atsakymo negauna.
Kodėl tai apskritai svarbu
Failas „My Drive” diske turi savininką – konkretų žmogų. Kai žmogus išeina iš įmonės ir paskyra ištrinama, failai dingsta kartu su ja, nebent administratorius prieš ištrindamas perdavė jų nuosavybę kitam naudotojui. Šis žingsnis dažnai pamirštamas, ir tada jau per vėlu. Bendrinamame diske (Shared Drive) savininkė yra organizacija. Žmonės ateina ir išeina, failai lieka.
Todėl kiekvienai įmonei anksčiau ar vėliau tenka tokį perkėlimą atlikti. Ir būtent čia lengva ką nors sugadinti.
Kas nutinka nuorodoms
Gera žinia: failo ID nesikeičia. Perkeliant failą į bendrinamą diską, jo nuoroda lieka ta pati. Dokumentai, kuriuose įdėta nuoroda į šį failą, veiks toliau.
Bloga žinia: prieigą reikia patikrinti atskirai. Po perkėlimo failą pasiekia bendrinamo disko nariai pagal savo vaidmenį. Tiesiogiai failui suteiktos teisės paprastai išlieka, bet teisės, kurias žmogus buvo paveldėjęs iš ankstesnio „My Drive” aplanko, kartu nepersikelia. Papildomai veikia bendrinamo disko ir organizacijos apribojimai, pavyzdžiui, draudimas bendrinti su išoriniais naudotojais. Žmogus, kuris prieigą turėjo per „My Drive”, gali ją prarasti, net jei nuoroda veikia.
Iš šalies tai atrodo kaip neveikianti nuoroda, bet iš tikrųjų tai teisių problema. Dėl jos kyla beveik visi skundai. Ypač patikrinkite tuos, kurie prieigą gavo per aplanką, ir išorinius partnerius.
Teisinga seka
- Sukurkite bendrinamą diską ir pridėkite narius prieš perkėlimą. Ne po jo. Jei pirmiausia perkelsite failus, žmonės iš karto praras prieigą ir pradės skambinti.
- Užsirašykite, kas šiuo metu turi prieigą. Prieš perkėlimą užfiksuokite, kurie žmonės ir kurie išoriniai adresai turi prieigą prie svarbiausių aplankų. Po perkėlimo šis sąrašas bus jūsų kontrolinis sąrašas.
- Patikrinkite, kas yra savininkas. Savo failus į bendrinamą diską, kuriame esate bent bendradarbis (Contributor), galite perkelti patys. Kolegai priklausančius failus redaktorius gali perkelti tik tada, jei administratorius tai leido Administratoriaus pulto (Admin console) Drive nustatymuose. Failus, kurių savininkas yra už organizacijos ribų arba jau išėjęs, teks perimti atskirai.
- Pradėkite nuo pilotinio aplanko. Perkelkite vieną aplanką vienai komandai, palaukite kelias dienas ir surinkite skundus. Tik tada imkitės likusių. Aplankų perkėlimas išsaugo struktūrą ir palengvina rezultato patikrą, bet jam reikia bendrinamo disko tvarkytojo (Manager) vaidmens ir administratoriaus leidimo; failai aplanke, kurių savininkas yra kitas asmuo, gali likti senoje vietoje, todėl po perkėlimo patikrinkite, ar aplankas tuščias.
- Nenaudokite „Add shortcut”. Šaukinys (shortcut) rodo į originalą, bet nekeičia nei jo vietos, nei savininko. Po metų niekas nebeprisimena, kur originalas, o kai savininkas išeina, šaukinys veda į tuštumą.
- Po perkėlimo patikrinkite tikro naudotojo paskyra, o ne administratoriaus. Administratoriaus teisės Administratoriaus pulte nereiškia automatinės prieigos prie kiekvieno failo, o administratoriaus vaizdas nerodo, ką mato paprastas darbuotojas. Palyginkite su sąrašu iš 2 punkto.
Spąstai, į kuriuos įkliūva beveik visi
- Failai su išoriniais bendradarbiais. Bendrinamame diske išorinė prieiga gali būti uždrausta organizacijos politika arba paties disko nustatymais. Failai persikelia, partneris prieigą praranda.
- Google Forms atsakymai. Kiekvieną formą, kuri rašo rezultatus į Sheets failą, po perkėlimo verta patikrinti: pateikite bandomąjį atsakymą ir įsitikinkite, kad jis patenka į lentelę.
- Ne Google formato failai. PDF, ZIP ir vaizdo įrašai persikelia be problemų, tik atminkite, kad jie užima vietą bendroje saugykloje; jei jos pradeda trūkti, žiūrėkite saugyklos straipsnį.
- Limitas. Viename bendrinamame diske gali būti ne daugiau kaip 500 000 elementų, į šį skaičių įeina ir aplankai, šaukiniai bei šiukšliadėžėje esantys failai. Tai griežta riba, o ne orientacinis skaičius. Didelio archyvo perkėlimas į vieną diską yra bloga idėja – suskirstykite pagal skyrius ar projektus.
Jei apimtis didelė
Kelių tūkstančių failų perkėlimui pakanka Drive žiniatinklio sąsajos. Dešimtims tūkstančių jau reikia Google Workspace Migrate arba skriptų su Drive API, ir tada būtinai saugokite klaidų ataskaitą: kurie failai nebuvo perkelti ir kodėl. Čia klaida kainuoja brangiai, nes atšaukti pakeitimus nėra paprasta.
Failų struktūra ir teisių modelis yra Google Workspace diegimo dalis. Jei keliatės iš kito serverio ar Microsoft 365, žiūrėkite migraciją be prastovų.
Patikrinta pagal Google Drive dokumentaciją 2026-09-10.
Planuojate perėjimą prie bendrinamų diskų? Pirmiausia sutvarkome nuosavybę ir teises, išbandome su viena komanda ir po perkėlimo patikriname suderintas prieigas. Registruokitės nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
