Satura rādītājs
Apie darbuotojo išėjimą esame parašę atskirą kontrolinį sąrašą. Šis straipsnis – apie kitą pusę: kaip pridėti naują žmogų taip, kad pirmą dieną viskas veiktų ir po metų nereikėtų aiškintis, prie ko jis iš tikrųjų turi prieigą. Remiamės oficialiu Google naudotojų pridėjimo vadovu, papildytu tuo, kas praktikoje dažniausiai pamirštama.
Prieš pirmą darbo dieną
- Kas tvirtina prieigas. Tiesioginis vadovas patvirtina, kurios grupės ir diskai naujam žmogui priklauso. Geriausia, jei kiekvienai pareigybei yra iš anksto paruoštas sąrašas (vaidmenų matrica).
- Licencija. Pirmiausia skiltyje Billing > Subscriptions patikrinkite, ar nėra laisvų, nenaudojamų licencijų. Metiniame plane (Annual) paskyros be laisvos licencijos sukurti negalima – pirmiausia reikia nusipirkti papildomą licenciją. Lanksčiame plane (Flex) nauja paskyra tiesiog padidina kitą sąskaitą. Paskyros sukūrimas ir licencijos priskyrimas yra du atskiri veiksmai: jei automatinis priskyrimas išjungtas, licenciją reikia priskirti rankiniu būdu.
- Paskyra. Administratoriaus pulte (Admin console): Directory > Users > Add new user. Vardui ir el. pašto adresui naudokite vieningą schemą, pavyzdžiui, vardas.pavarde@. Jei nustatymai skiriasi pagal skyrius, iš karto priskirkite paskyrą teisingam organizaciniam vienetui (OU).
- Grupės, o ne individualios prieigos teisės. Pridėkite naują paskyrą prie komandos grupių. Narystė grupėje suteikia prieigą prie tų diskų, kalendorių ir išteklių, kurie grupei jau priskirti, todėl grupes susitvarkykite iš anksto. Jei prieiga suteikiama prie kiekvieno failo atskirai, po metų niekas nebežinos, kam kas prieinama.
- El. pašto alias, jei reikia. Vienam pardavimų specialistui sales@ kaip papildomą adresą galima pridėti nemokamai. Jei adresą aptarnauja keli žmonės, alias netinka: tada reikia Google grupės su bendrinama pašto dėžute (Collaborative Inbox) arba deleguotos pašto dėžutės.
Pirmą dieną
- Slaptažodis ir patvirtinimas dviem veiksmais. Pradinį slaptažodį perduokite žodžiu arba kitu kanalu, kuris nėra asmeninis darbuotojo el. paštas, ir pažymėkite „Ask for a password change at the next sign-in”. Patvirtinimo dviem veiksmais (2SV) registraciją reikia atlikti iš karto, o ne „kada nors”. Kaip jį įdiegti be nesklandumų, aprašyta čia.
- Atkūrimo informacija. Asmeninis telefonas arba el. paštas paskyrai atkurti yra priimtinas variantas, nes administratorius bet kuriuo metu gali iš naujo nustatyti slaptažodį ir antrąjį veiksnį. Svarbu, kad visiems galiotų viena tvarka ir atkūrimo duomenys nebūtų vienintelis kelias į paskyrą.
- Įrenginiai. Telefoną ir kompiuterį reikia užregistruoti įrenginių valdyme; Windows kompiuteriui rekomenduojame GCPW. Prieš perduodami įrenginį patikrinkite šifravimą, ekrano užraktą ir atnaujinimus.
- El. pašto parašas. Vieningas įmonės parašas, o ne kiekvienam savas.
- Pirmas praktinis testas. Kartu atidarykite komandos bendrinamą diską, kalendorių ir vieną Meet susitikimą. Penkios minutės dabar sutaupo savaitę skundų „man čia niekas neatsidaro”.
Pirmą savaitę
- Trumpas mokymas. Bendrinamų diskų logika (failai priklauso įmonei, o ne žmogui), kalendoriaus kultūra, Meet.
- Patikra. Ar darbuotojas tikrai mato viską, ko reikia darbui? Palyginkite su vadovo patvirtintu sąrašu. Geriau paklausti savaitės pabaigoje, nei laukti, kol jis pats pastebės, kad kažko trūksta.
Dažniausios klaidos
- Naujam darbuotojui failai pradedami siųsti į asmeninį Gmail, „kol paskyra dar kuriama”. Vėliau įmonei šiuos failus sunku kontroliuoti ir perimti.
- Visiems suteikiamos administratoriaus teisės, „kad būtų paprasčiau”. Visos super administratoriaus teisės reikalingos bent dviem atskiroms, asmeniškai atsakingoms paskyroms (kad viena galėtų atkurti kitą), likusiems pakanka siauresnių vaidmenų.
- Prieiga suteikiama prie atskirų failų, o ne per grupes, ir atjungimas po metų tampa detektyvo darbu.
Klientams su valdomomis IT paslaugomis šį sąrašą vykdome mes; jei aplinka dar tik kuriama, pradėkite nuo Google Workspace diegimo.
Norite, kad naujas darbuotojas pirmą dieną turėtų teisingas prieigas? Pridėjimą ir atjungimą atliekame kaip vieną suderintą procesą su vykdymo įrašu. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
Google Workspace zināšanu bāze
