Satura rādītājs
Darbuotojas išeina penktadienį. Pirmadienį kas nors ištrina jo paskyrą – „tvarka juk”. Antradienį paaiškėja, kad jam priklausė klientų pasiūlymų aplankas, savaitinis susitikimas su didžiausiu klientu, info@ grupės nustatymai ir skriptas, kuris kas rytą siųsdavo ataskaitą. Dalies to atkurti nebeįmanoma.
Tai viena dažniausių klaidų, kurias matome, ir viena brangiausių. Teisinga seka yra tokia:
Kodėl būtent tokia seka
- Pirmiausia sprendimas, tada veiksmas. Asmuo, turintis teisę tai spręsti, nustato momentą, kada prieiga baigiasi, kas perima paštą ir failus ir kiek ilgai jie saugomi. Be šio vieno sakinio likęs sąrašas subyra: paskyra ištrinama per anksti arba kabo metų metus.
- Prieiga blokuojama sutartu momentu ir visiškai. Dauguma duomenų nutekėjimų įvyksta ne dėl įsilaužimo, o dėl pamirštų prieigų. Slaptažodžio keitimas, atjungimas iš visų sesijų, programų slaptažodžių, OAuth prieigų ir atsarginių kodų atšaukimas – visa tai užtrunka 15 minučių Administratoriaus pulte (Admin console). Vien patvirtinimo dviem veiksmais (2SV) nustatymas iš naujo prieigos neblokuoja – jis tik pašalina antrąjį veiksnį. Jei norite vieno veiksmo, kuris blokuoja prisijungimą ir išsaugo duomenis, sustabdykite paskyrą, bet atminkite, kad sustabdyta paskyra vis dar naudoja licenciją.
- Failai ir procesai prieš trynimą. „My Drive” failai priklauso žmogui. Trinant paskyrą Google siūlo juos perkelti, bet tik visus kartu vienam gavėjui, o ne pagal aplankus. Perkelkite tikslingai, kol paskyra dar egzistuoja, ir patikrinkite, ar gavėjas juos tikrai gali atidaryti. Tas pats galioja Apps Script skriptams: įdiegiamieji trigeriai susieti su naudotoju, ir po trynimo jie tiesiog nustoja veikti, o naujasis failo savininkas jų net nemato.
- El. paštas su terminu, o ne amžinai. Persiuntimas arba delegavimas perėmėjui yra darbo poreikis, todėl turi turėti užrašytą priežastį ir pabaigos datą, nustatomą jau 1 žingsnyje (dažnai pakanka vieno ketvirčio). Po to adresą galima paversti grupe, jei į jį vis dar rašo klientai.
Ištrinti, sustabdyti ar archyvuoti?
| Variantas | Kaina | Kada rinktis |
|---|---|---|
| Ištrinti paskyrą | Licencija atsilaisvina. Lanksčiame plane mokestis nutrūksta nuo kito mėnesio, metiniame plane apmokėtų licencijų skaičius lieka iki sutarties pabaigos | Kai duomenys perkelti, paskyrai netaikomi Vault sulaikymai ir istorijos saugoti nereikia. Trynimą galima atšaukti per 20 dienų, bet tai ne priežastis trinti prieš patikrinant |
| Sustabdyti (suspend) | Visa licencijos kaina | Tik trumpam: ginčo atveju arba pereinamuoju laikotarpiu, kol atliekami 3-6 žingsniai |
| Archived User licencija | Dalis visos licencijos kainos | Kai el. laiškus ir failus reikia išsaugoti dėl teisinių ar istorinių priežasčių. Archyvuota paskyra nėra aktyvi pašto dėžutė: prie jos prisijungti negalima ir naujų laiškų ji negauna |
Didžiausi pinigai, kuriuos randame licencijų audituose, slypi būtent čia: išėjusių darbuotojų paskyros, metų metus „sustabdytos” už visą kainą. Archived User kainuoja gerokai mažiau, o jei duomenys perkelti ir saugojimo pareigos nėra, licencijos apskritai nereikia. Vienas niuansas: jei licencijos pirktos metiniame plane, atlaisvinta licencija iki sutarties pabaigos tinka kitam darbuotojui, bet sąskaitos ji iš karto nesumažina.
Jei išeinantysis buvo administratorius
Tai atskira istorija su savais spąstais – nuo super administratoriaus teisių perėmimo iki atkūrimo el. pašto ir telefono keitimo. Apie tai rašėme atskirai: kaip atkurti super administratoriaus prieigą.
Dar viena priežastis, kodėl failai turi būti bendrinamuose diskuose, o ne asmeniniuose: tada didžiosios 5 žingsnio dalies apskritai nereikia.
Jei įrenginiai būtų buvę užregistruoti įrenginių valdyme, 3 žingsnis būtų vienas veiksmas Administratoriaus pulte, o ne skambučiai išėjusiam darbuotojui su prašymu atnešti kompiuterį.
Paprasčiausias sprendimas
Klientams su valdomomis IT paslaugomis šis sąrašas yra standartinė procedūra: vienas el. laiškas apie išėjimo datą, ir žingsniai atliekami sutarta seka.
Norite, kad darbuotojui išeinant niekas nebūtų prarasta? Prieigas, įmonės duomenų perdavimą ir licencijų sprendimus suderiname pagal vieną patvirtintą kontrolinį sąrašą. Registruotis nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
