Satura rādītājs
Ateina prenumeratos atnaujinimo pranešimas, ir suma vėl išaugo. Jūs jau mokate už Google Workspace, kiekvienas darbuotojas turi Drive, bet failai vis dar gyvena ShareFile, Box, Egnyte ar Dropbox, nes „jie ten visada buvo”. Perkelti juos į Google bendrinamus diskus yra pagrįstas sprendimas. Daryti tai tempiant aplankus per Drive for desktop – ne, ir būtent taip prasideda dauguma siaubo istorijų.
Tai procesas, kurį naudojame mes. Jis vienodas visoms keturioms platformoms; skiriasi tik eksporto žingsnis.
Kodėl bendrinamas diskas, o ne kieno nors My Drive
Failai My Drive priklauso žmogui. Kai šis žmogus išeina, failai lieka sustabdytoje paskyroje, kol kas nors juos perkelia arba ištrina, ir tai rankinis žingsnis, kuris pamirštamas. Bendrinamas diskas priklauso organizacijai: nariai ateina ir išeina, failai lieka, o prieiga suteikiama daugiausia per disko narystę, išsaugant galimybę daryti išimtis atskiriems failams ir aplankams. Jei tuo pačiu metu tvarkote ir seną My Drive, pirmiausia perskaitykite, kaip perkelti failus į bendrinamą diską nesugadinant nuorodų ir prieigos. Visa, kas toliau, daroma su prielaida, kad tikslas yra vienas ar keli bendrinami diskai.
Limitai, kurie lemia jūsų aplankų struktūrą
Bendrinami diskai turi limitų, kurių ShareFile, Box ir Egnyte neturi, ir struktūrą reikia planuoti pagal juos dar prieš perkeliant pirmą failą:
- 500 000 elementų viename bendrinamame diske, skaičiuojant failus, aplankus, nuorodas (shortcuts) ir elementus šiukšlinėje. Teisės ar inžinierių biuro dešimties metų ShareFile archyvas tai viršija lengvai. Dalykite pagal skyrius, metus ar klientus.
- Aplankų gylis. Techninis limitas yra 100 įdėjimo lygių, kurio niekas nepasiekia, bet keliai iš Windows failų serverių su 200 ir daugiau simbolių ir 15 lygių yra ženklas, kad struktūrą vis tiek reikia suploti.
- Įkėlimo apimtis vienam naudotojui per dieną (šiuo metu 750 GB) ir maksimalus vieno failo dydis 5 TB. Migravimo įrankiai paskirsto apkrovą tarp kelių paskyrų ir laikosi šių limitų už jus; žmogus su Drive for desktop į juos atsitrenkia antrą dieną.
- Narystė. Prieiga suteikiama bendrinamo disko lygiu, o bendrinimas atskiriems aplankams ir failams yra išimtis. Jei jūsų Box struktūra remiasi šimtais aplankų lygio leidimų, planuokite supaprastinimą, bet nespręskite to suteikdami visam skyriui prieigą prie visko.
Penkių žingsnių procesas
1. Inventorizacija
Eksportuokite iš šaltinio visą failų sąrašą: kelias, dydis, savininkas, paskutiniai pakeitimai, bendrinimas, įskaitant išorinius bendradarbius. Kiekviena platforma siūlo ataskaitą arba administratoriaus API. Rūšiuokite pagal paskutinio pakeitimo datą: mūsų atliktose migracijose didžioji apimties dalis nekeista metų metus (pakeista nėra tas pats, kas skaityta, todėl prieš archyvuodami pasitvirtinkite su atsakinga komanda). Jau dabar nuspręskite, kas pateks į archyvo bendrinamą diską su nedideliu narių skaičiumi, o kas į darbinius diskus, ir užsirašykite prieigos matricą, kurią tikitės matyti po to.
2. Tikslo dizainas
Susiekite šaltinio aukščiausio lygio aplankus su bendrinamais diskais. Diskus pavadinkite pagal tai, kaip žmonės dirba („Finansai”, „Projektai 2026”, „Klientas X”), o ne pagal tai, kaip buvo sutvarkyta sena sistema. Sukurkite diskus, pridėkite valdytojus ir susitarkite dėl prieigos modelio: kas yra Manager, Content manager, Contributor, Viewer.
3. Pilotas su vienu skyriumi
Pirmiausia migruokite vienos komandos duomenis, idealiu atveju reprezentatyvios komandos su koordinatoriumi, kuris turi laiko. Patikrinkite elementų skaičių pagal inventorizaciją, palyginkite prieigos matricą prieš ir po (įskaitant vieną išorinį bendradarbį ir vieną paprastą darbuotoją, ne tik administratorių), atidarykite blogiausius failus (didelius CAD brėžinius, skaičiuokles su išorinėmis nuorodomis, failus su neįprastais simboliais pavadinime). Pataisykite procesą, tada plėskite.
4. Masinis perkėlimas
Naudokite įrankį, o ne žmogų. Pasirinkimas priklauso nuo šaltinio:
- Box ir failų serveriai: pačios Google Workspace Migrate palaiko šiuos šaltinius ir perkelia aplankų struktūrą bei leidimus. Jam reikia Windows serverio, kuriame veiktų, ir tikro diegimo darbo, ir jis įtrauktas tik į tam tikrus Workspace planus (edition), įskaitant Business Standard ir Plus, todėl pirmiausia pasitikrinkite savo planą.
- Dropbox: Google Data import tool (Administratoriaus pulte, Admin console) turi Dropbox jungtį. Ji perkelia failus ir tam tikrą leidimų rinkinį; ji neperkelia ankstesnių failų versijų ar Dropbox Paper dokumentų. Prieš ką nors žadėdami, perskaitykite jo apribojimų puslapį.
- Citrix ShareFile ir Egnyte: arba pirmiausia eksportuokite į failų serverį ir iš jo migruokite su Workspace Migrate, arba naudokite cloud-to-cloud migravimo paslaugą. Patikimų yra keletas; jos ima mokestį už gigabaitą ar naudotoją ir sutaupo jums tarpinį serverį.
- Nedidelės apimtys: keliems naudotojams ir dešimtims gigabaitų gerai organizuotas rankinis perkėlimas su Drive for desktop yra priimtinas, dalimis, su patikrų sąrašu ir skaičiavimu pabaigoje. Riba nėra skaičius; tai klausimas, ar vienas žmogus dar gali patikrinti kiekvieną aplanką ranka.
5. Perėjimas ir tik skaitymo režimas
Paskelbkite datą. Tą dieną šaltinis tampa tik skaitomas, paskutinė delta migracija paima failus, pakeistus po masinio perkėlimo, o bendrinami diskai tampa vienintele vieta, kur išsaugoti. Laikykite šaltinį tik skaitomą, kol įvykdyti priėmimo kriterijai (skaičiai sutampa, atrankinės patikros išlaikytos, komandos patvirtino, saugojimo pareigos padengtos), paprastai nuo 30 iki 90 dienų, tada atšaukite migravimo įrankio prieigos raktus (tokens) ir nutraukite prenumeratą.
Kas sugenda ir kaip to išvengti
- Nuorodos dokumentuose ir el. laiškuose. Nuorodos į ShareFile ar Box failus nevirsta Drive nuorodomis; jos veikia tik tol, kol šaltinis gyvas, o paskui nustoja. Švelninimas: migruokite ramiu laikotarpiu ir laikykite tik skaitomą šaltinį prieinamą, kol žmonės atnaujina žymes ir šablonus.
- Leidimai, kurie nesusiejami. Box bendradarbių modelis atskiriems aplankams ir Egnyte detalūs leidimai neturi tikslaus atitikmens. Tikėkitės, kad prieigą suteiksite kiekvienam bendrinamam diskui, išsaugosite nedidelį skaičių aplankų lygio išimčių ir sukursite papildomų diskų ten, kur aplankui iš tikrųjų reikia kitos auditorijos. Palyginkite prieigos matricą prieš ir po; nedarykite prielaidos, kad įrankis viską padarė teisingai.
- Išoriniai bendradarbiai. Bendrinamuose diskuose išoriniai nariai gali būti tik tada, jei tai leidžia Administratoriaus pultas (Apps, Google Workspace, Drive and Docs, Sharing settings). Nuspręskite dėl politikos prieš migraciją, kitaip įrankis su šiais naudotojais tyliai suklys.
- Failų pavadinimai. Pats Drive priima beveik bet ką, bet Drive for desktop sistemoje Windows paveldi Windows taisykles: pavadinimai, kurie baigiasi tašku ar tarpu, rezervuoti pavadinimai ir labai ilgi keliai vėliau sukelia sinchronizavimo klaidas. Sutvarkykite juos šaltinyje.
- Office failai. Išsaugokite juos kaip .docx ir .xlsx. Migravimo metu nekonvertuokite į Google formatus; konvertuokite tik failus, kuriuos žmonės iš tikrųjų redaguoja kartu, vėliau ir sąmoningai. Makrokomandos ir išorinės nuorodos skaičiuoklėse konvertavimo neišgyvena.
- Versijų istorija. Patikrinkite pasirinkto įrankio galimybių lentelę: keli perkelia tik dabartinę versiją. Jei teisinis sulaikymas ar auditas reikalauja visos istorijos, eksportuokite ją atskirai prieš uždarydami šaltinį.
- Laiko žymos. Kai kurie įrankiai nustato „pakeista” į migracijos datą. Patikrinkite pilote; Workspace Migrate ir geriausi komerciniai įrankiai išsaugo pradines datas.
Kiek laiko tai trunka ir kiek kainuoja
Iliustracija iš mūsų pačių projektų, o ne pasiūlymas: įmonei su 20-100 žmonių ir 0,5-3 TB duomenų paprastai reikia nuo dviejų iki keturių savaičių nuo inventorizacijos iki perėjimo, o pats masinis perkėlimas įvyksta per kelias naktis. Išlaidos daugiausia yra valandos: inventorizacija ir dizainas, pilotas, komunikacija ir dvi savaitės „kur dingo mano aplankas” klausimų po to. Cloud-to-cloud paslaugos prideda mokestį už terabaitą. Palyginkite tai su atšaukiamos prenumeratos metinėmis išlaidomis, ir turite verslo pagrindimą.
Ir sąžininga dalis: jei jūsų darbo eigos remiasi funkcijomis, kurias šaltinio platforma daro gerai, o Drive ne, pavyzdžiui, ShareFile klientų portalai su el. parašu arba Egnyte hibridinė vietinė talpykla, prieš migraciją peržiūrėkite šias eigas. Esame rekomendavę įmonėms pasilikti nedidelę ShareFile paskyrą klientų įkėlimams ir perkelti visa kita. Tai teisėtas atsakymas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galima migruoti tiesiai iš ShareFile į Google Drive?
Google nesiūlo tiesioginės jungties ShareFile. Arba eksportuokite į failų serverį ir naudokite Google Workspace Migrate, arba naudokite trečiosios šalies cloud-to-cloud migravimo paslaugą, kuri palaiko abu galus.
Ar mano Box ar Dropbox bendrinimo leidimai persikels?
Iš dalies. Vidinių naudotojų leidimai susiejami su bendrinamo disko vaidmenimis; aplankų lygio išimtis ir išorinius bendradarbius reikia sukurti iš naujo arba suteikti disko lygiu. Planuokite paprastesnį modelį, nei turite šiandien.
Ar Word ir Excel failus reikia konvertuoti į Google dokumentus ir skaičiuokles?
Ne. Drive saugo ir peržiūri Office failus jų pradiniu formatu, o Google dokumentai gali juos redaguoti vietoje. Konvertuokite atrankinai, po migracijos, failus, kuriuos komandos iš tikrųjų redaguoja kartu.
Susiję straipsniai
- Kaip perkelti failus į bendrinamą diską nesugadinant nuorodų ir prieigos
- Migracija iš Microsoft 365 į Google Workspace: ko iš tikrųjų tikėtis
- Google Workspace migravimo paslauga
Planuojate perėjimą į bendrinamus diskus? Mes pirmiausia sudarome nuosavybės ir leidimų žemėlapį, atliekame pilotą su viena komanda ir po perkėlimo patikriname sutartą prieigą. Užsiregistruokite nemokamam 30 minučių auditui arba skambinkite +371 22 30 50 90.
